Tekesin rahoituspalvelut - ohjeet

 

Projektin aloitus

 

Rahoituspäätös

Yhteyshenkilönne Tekesissä ilmoittaa rahoituspäätöksestä puhelimitse. Löydätte päätöksen, rahoitusehdot ja muut projektiin liittyvät asiakirjat asiointipalvelusta.

Jos olette tyytymättömiä päätökseen, voitte hakea siihen oikaisua. Päätöksessä on ohjeet oikaisupyyntöä varten.

Päätös astuu voimaan, kun palautatte hyväksymisilmoituksen

Hyväksykää rahoituspäätös palauttamalla allekirjoitettu hyväksymisilmoitus asiointipalvelun kautta. Tekes ei maksa rahoitusta, ennen kuin hyväksymisilmoitus on palautettu.

Hyväksymisilmoituksen allekirjoittajalla on oltava yrityksen virallinen nimenkirjoitusoikeus. Tutkimusrahoituksen hyväksymisilmoituksen allekirjoittajalla tulee olla tutkimusorganisaation työjärjestyksen mukainen tai muuten saatu oikeus allekirjoitukseen.

Päätökseen voi liittyä erityisehtoja esimerkiksi yrityksen omarahoituksen toteutumisesta. Tekesin rahoitus alkaa vasta, kun erityisehdot ovat täyttyneet.

Jos ette ota rahoitusta vastaan, ilmoittakaa siitä mahdollisimman pian Tekesin kirjaamoon.

      

       

Asiointipalvelu

Asioinnissa voi hakea rahoitusta,
raportoida projektin etenemisestä ja tehdä kustannustilityksen. Tekes toimittaa kaikki projektin asiakirjat asiointipalvelun kautta.

 

Projektin ja kustannusten seuranta

 

Aloituspalaveri

Yhteyshenkilönne Tekesissä sopii kanssanne aloituspalaverin. Tutustukaa ennen aloituspalaveria rahoituspäätökseen ja rahoituksen ehtoihin. Aloituspalaverissa Tekesin asiantuntija voi selventää epäselviksi jääneitä yksityiskohtia.

Aloituspalaverissa käydään läpi esimerkiksi

  • päätöksen pääkohdat
  • projektikirjanpidon ja työajanseurannan periaatteet
  • hyväksyttävät kustannukset
  • projektin raportointi ja rahoituksen maksaminen
  • muutostilanteet

Projektin kirjanpito

Projektikirjanpito tulee järjestää rahoituksen yleisten ehtojen mukaisesti: rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa.

Projektin asiakirjat, henkilökohtainen työajanseuranta ja muu projektin tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.

Työaika

Tekesin rahoittaman projektin työntekijöiden täytyy pitää kirjaa työajastaan ellei rahoitusehdoissa ole toisin todettu. Tekes voi jättää palkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työaikaa ei ole seurattu. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu kokonaistyöaikaan, josta Tekesille tilitetään projektille kuuluva osuus.

Työajanseurannan vähimmäisvaatimukset 

  • työaikakirjaukset tunnin tarkkuudella ja tunnit kohdistettuina niille päiville, joina työ on tehty
  • tuntien vahvistamismerkinnät
  • kokonaistyöajanseuranta projektituntien lisäksi, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai hänelle ei ole määritelty työaikaa

Voitte hyödyntää työajanseurannassa Tekesin työajanseurantataulukkoa.

 Hankinnat

Tekesin rahoitusta saavien on noudatettava hankintalakia.

Raportointi

Tekes maksaa projektin rahoituksen raporttien ja kustannustilitysten perusteella. Projektin etenemisestä raportoidaan rahoituspäätöksessä ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Raportti ja kustannustilitys toimitetaan Tekesiin asiointipalvelun kautta. 

Raportoi asiointipalvelussa

Asiointipalvelussa tehdään sekä raportti että kustannustilitys