Tekesin rahoituspalvelut - ohjeet

Ohjeet kustannusten seurantaan ja raportointiin

Video: Tekesin rahoitustarkastaja Anne-Maj Virvelä kertoo pääasiat raportoinnista ja kustannusten seurannasta (kesto 3:26)

Kustannukset ja raportointi lyhyesti

  • Tekes maksaa rahoituksen hyväksyttyjen raporttien ja kustannustilitysten perusteella. Rahoituksen saajan on pidettävä kirjaa projektin kustannuksista, tehdyistä työtunneista ja ostetuista palveluista.

  • Rahoituspäätöksessä ja rahoitusehdoissa kuvataan, mitä kustannuksia Tekes voi rahoittaa, miten kustannuksia seurataan ja miten niitä raportoidaan Tekesiin.

  • Lukekaa päätös ja ehdot huolellisesti ja käykää ne läpi tilityksistä vastaavan tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa.

Työajanseuranta

On tärkeää, että Tekesin rahoittaman projektin työntekijät pitävät kirjaa työajastaan. Tekes voi jättää palkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työaikaa ei ole seurattu. Työaika kirjataan tunnin tarkkuudella ja tunnit kohdistetaan niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu kokonaistyöaikaan, josta Tekesille tilitetään projektille kuuluva osuus.

Projektin kirjanpito

Projektin asiakirjat, henkilökohtainen työajanseuranta ja muu projektin tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään viiden vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.

Hankinnat

Tekesin rahoitusta saavien on noudatettava hankintalakia. Katso ohje: Hankintalaki ja Tekes-rahoitus (pdf)

Raportointi

Projektin etenemisestä raportoidaan Tekesin asiointipalvelun kautta.  Raportointiaikataulu selviää asiointipalvelusta projektin perustiedoista sekä rahoituspäätöksestä.

Yritysten projekteissa raportin ja kustannustilityksen voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja. Paperisia laskukopioita ei tarvitse lähettää Tekesiin, ellei asiasta ole erikseen sovittu.

Raportti koostuu kahdesta osasta:

  1. Projektille kohdennettujen kustannusten tilityksestä
  2. Projektin etenemistä kuvaavasta sisältöraportista

Kustannusten tilitys ja sisältöraportti tehdään asiointipalvelussa ja lähetetään Tekesiin samanaikaisesti.

Palkat tilitetään palkkaerittelylomakkeella (yritykset Y4 / tutkimusorganisaatiot T4).

Loppuraportti

Projektin päättyessä Tekesille toimitetaan loppuraportti, jossa kuvataan projektin toteutuminen kokonaisuudessaan. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin.

Projektin lopussa Tekesille on toimitettava tilintarkastajan tarkastusraportti, joka koskee koko projektin kestoaikaa. Tilintarkastajan raportissa käytetään Tekesin raporttipohjaa.

Raportoinnin muistilista

  • Kustannustilitystä ei voi jättää ilman projektin sisältöraporttia.
  • Projektille tilitetään projektikirjanpidon mukaiset kustannukset.
  • Projektin vastuullinen johtaja vastaa kustannusten oikeellisuudesta.
  • Palkat tilitetään tuntitasoisen työajanseurannan perusteella palkkaerittelylomakkeella.
  • Jos kustannuksia on kertynyt vain vähän, ne kannattaa tilittää vasta seuraavan raportoinnin yhteydessä.
  • Projektin loputtua viimeiseen kustannustilitykseen liitetään tilintarkastajan tarkastusraportti.
  • Tarkastusraportin kustannuksen voi lisätä ostettaviin palveluihin.

Rahoituksen maksaminen

Tekes maksaa projektille rahoituksen pääsääntöisesti vasta kustannusten toteutumisen jälkeen sitten, kun raportti projektin etenemisestä ja kustannustilitys on hyväksytty Tekesissä.

Ennakot

Osa Tempo- ja Kiito -avustuksesta sekä tutkimus- ja kehityslainan ensimmäinen erä voidaan maksaa ennakkona. Ennakosta on maininta rahoituspäätöksessä. Lainarahoituksen saaja tekee velkakirjan Valtiokonttorin kanssa, joka hoitaa lainan käytännön järjestelyt. Lisätietoa Valtiokonttorin verkkosivulta.

Maksamisen esteet

Verotilin alijäämä ja/tai verovelat estävät rahoituksen maksamisen, ellei niistä ole voimassa olevaa maksusuunnitelmaa.

Maksuaikataulu

Tavoitteena on, että pk-yritykset saisivat rahoituksen käyttöönsä kolmen viikon kuluessa raportin saapumisesta Tekesiin. Suuryritysten maksatukset tehdään kahden kuukauden kuluessa ja tutkimusorganisaatioiden maksatukset viimeistään kolmen kuukauden kuluessa raportin saapumisesta.

Usein kysyttyä raportoinnista ja tilityksistä
Mitä kustannuksia projektille hyväksytään?
Mistä lähtien projektin kustannuksia hyväksytään?
Miten yritysten tulee järjestää työajanseuranta?
Miten yritysten projekteissa määritellään projektille tilitettävä palkka?
Mitä kuuluu henkilösivukustannuksiin?
Mitä ovat yleiskustannukset ja paljonko niitä hyväksytään projektille?
Mitä henkilösivu- ja yleiskustannusprosenttia käytän kustannustilityksessä?
Mitä henkilösivu- ja yleiskustannusprosentteja intressi- tai konserniyhtiö käyttää tilityksessä?
Käytämme projektin matkoihin firman autoa. Saammeko tilittää kulut projektille?
Miten intressiyhtiö määritellään?
Voiko projektille tilittää ostopalveluja intressiyhtiöiltä?
Projektissa on ostopalveluja intressiyhtiöltä. Miten saan siihen vaadittavat tiedot tilitykseen?
Miten erittelen ostetut palvelut?
Voiko raportin ja tilityksen lähettää eri aikaan?
Kuka voi lähettää raportin ja tilityksen?
Voiko raportointiin liittyviä lisätietoja lähettää jälkikäteen?
Miten korjaan aiemmin tilitettyjä kustannuksia?
Kuinka kauan kustannustilityksen käsittely kestää?
Miten haen muutosta käynnissä olevan projektin aikatauluun tai kustannusarvioon?
Milloin tulee noudattaa hankintalakia?
Mitä teen, jos olen tyytymätön Tekesin päätökseen?