Ideointi on hauskaa, mutta ideoiden toimeenpano tervanjuontia

16.3.2016

Työpajatoimintaan tarvitaan radikaaleja uudistuksia

Työpajat ovat usein hauskoja ja rentouttavia tapahtumia, joissa ihmiset pääsevät irti arjesta ja luomaan yhdessä uutta. Sisältö saattaa olla hyvinkin rönsyilevää, mutta välillä mennään myös syvällisiin pohdintoihin. Ajatukset ja ideat jalostuvat porukassa ja kaikki saavat äänensä kuuluvaksi. Ihmiset lähtevätkin yleensä työpajoista hyvillä mielillä kotiin. Kaikki siis vaikuttaa olevan kunnossa, mutta harmittavan usein tämä on harhaluulo.

Työpajojen tuloksena syntyy kasa fläppejä ja post it-lappuja, joissa sisältö on tylsistynyt yleiselle tasolle. Suuri osa työpajassa käsitellystä kiinnostavasta asiasta on hävinnyt matkan varrella kuin tuhka tuuleen. Lisäksi työpajojen jälkeisistä jatkotoimenpiteistä puhutaan aivan liian kevyesti. Ennemminkin toivotaan, että joku ehtisi tekemään jotain. Vastuunottamisen hetkellä osallistujat alkavat pälyillä seinille. Työpajan jälkeen into kestää muutaman päivän, jos sitäkään. Tämän johdosta työpajan ideat jäävät makaamaan fläpeille eli mitään ei tapahdu – sitä varmemmin, mitä useampaa ihmistä ja organisaatiota tarvitaan syntyneiden ideoiden jatkotyöstössä. Kaikkein pahinta tässä on se, kun työpajan osallistujat kokevat tehneensä merkityksetöntä työtä. Työpajassa koettu hyvä fiilis muuttuu turhautumiseksi. Taas yksi työpaja, joka ei johtanut lopulta mihinkään. Rahaa ja aikaa palaa, mutta konkreettista tulosta ei synny. Kuulostaako tutulta?

Lähdimme Peluri-hankkeessa hakemaan ongelmaan ratkaisua. Tunnistimme ongelmaan neljä syytä:

  1. Työpajassa käydyn keskustelun rikas sisältö kuihtuu, koska fläppeihin ja post it-lappuihin kirjatut tulokset ovat huonoja ilmaisun menetelmiä
  2. Työpajan lopussa ei sovita jatkotoimista ja vastuuteta ihmisiä riittävän selvästi. Muutoksesta puhuminen on vielä kivaa, mutta muutoksen tekeminen on kokonaan toinen juttu.
  3. Työpajan jälkeistä aikaa ei suunnitella ja johdeta tarpeeksi hyvin. Työpajan jälkeen arjen painaessa päälle kellään ei ole aikaa työstää ideoita eteenpäin. Lanseerasimme tätä kuvaamaan uuden käsitteen Innovaatiorealismi.
  4. Ideoiden kanssa ei osata ja uskalleta lähteä riittävän pienestä liikkeelle, minkä johdosta jäädään kokonaan lähtökuoppiin. Syntyneitä ideoita yritetään suunnitella ja työstää liian pitkälle, ennen kuin niitä testautetaan asiakkailla. Energia kuluu tähän ja puhti on poissa jo ennen ensimmäistäkään kokeilua. Valitettavasti hyvin suunniteltu ei ole oikeasti yhtään tehty.

Löysimme seuraavia ratkaisuja yllä esitettyihin ongelmiin:

  1. Tuotetaan työpajoissa sisältöä jatkuvasti tablettien kosketusnäytölle käsin piirtäen ja kirjoittaen. Kuvion- ja merkintunnistuksen avulla tämä sisältö saadaan automatiikan kautta laadukkaammaksi dokumentaatioksi. Myös ääni- ja videoleikkeet ovat suositeltavia – erityisesti erilaisten koosteiden esittämisessä.
  2. Varataan työpajan loppuun riittävästi aikaa viimeistellä idea siihen kuntoon, että sen voisi esitellä esimerkiksi esimiehille, kumppaneille tai asiakkaalle. Kotitehtävät nimittäin jäävät helposti tekemättä. Lisäksi parhaista ideoista tehdään suunnitelma, kuinka ideaa kokeillaan käytännössä. Näiden toimenpiteiden avulla ihmiset vastuuttavat huomaamatta itsensä jatkotoimiin. Pelurissa luotu lomake kokeilusuunnitelman tekemiseen on esitetty alla olevassa kuvassa. Tämän on havaittu olevan prosessi-innovaatio, joka luo sillan työpajan ja sen jälkeisen toiminnan välille.
  3. Johdon täytyy varata työpajan jälkeen ihmisille aikaa ideoiden kokeiluttamiseen ja jatkojalostukseen. Yleensä itse työpajan suunnitteluun ja vetämiseen kiinnitetään paljon huomiota, mutta työpajan jälkeinen aika saattaa jäädä jopa kokonaan miettimättä. Työpajan jälkeinen resurssi on varmistettava johdolta jo työpajaa suunniteltaessa. Jos aikaa ei ole käytettävissä työpajan jälkeen, niin koko työpaja kannattaa peruuttaa.
  4. Suuri osa isommista ideoista tyssää siihen, kun aletaan kerätä isoja joukkoja kasaan sekä rakentamaan kehityssuunnitelmaa. Ratkaisu tähän on idean nopea prototypiointi ja kokeiluttaminen asiakasrajapinnassa. Jos ensimmäisen prototyypin tekemiseen ja kokeiluttamiseen kuluu aikaa yli kaksi päivää, niin silloin ollaan jo liian pitkällä. Johdon tulisikin rohkaista ihmisiä tekemään ideasta ensin nopeita prototyyppejä sekä kokeiluttamaan niitä aluksi vaikka muutamalla asiakkaalla. Kokeilun tulosten perusteella sitten päätetään, että kannattaako idean työstämistä jatkaa.

Kuva. Kokeilusuunnitelman tekemisen tukityökalu.

 

     Pasi Juvonen ja Erno Salmela (Peluri-hanke)

Maria Mustonen
comments powered by Disqus