Lokakuun huippuostaja: Oulun kaupungin Jaana Kokko

23.10.2014
92 % yli 75-vuotiaista ikäihmisistä asuu kotonaan erilaisten palvelujen turvin. Teknologian kehittymisen myötä kotona asumista voidaan tukea entistä monipuolisemmilla ja turvallisemmilla palveluilla. Toisaalta teknologioiden avulla voidaan sujuvoittaa kotihoidon työtä. Näin tehtiin teknologiakaupunki Oulussa, joka helpottaa kiertävän kotihoidon henkilökunnan työtä hankkimalla hoidon piirissä oleville senioreille mobiiliovenavauspalvelun. Lokakuun huippuostajaksi valittu Oulun kaupungin teknologia-asiantuntija Jaana Kokko avasi, millaisesta innovatiivisesta hankinnasta avaimettomassa kotihoidossa on oikein kyse.

Millaisen innovatiivisen hankinnan parissa te teette töitä?

Perinteisesti kotihoidon hoitajat kantavat mukanaan valtavaa avainnippua ja asiakkaiden täytyy teettää kotihoidon ja kotihoidon tukipalvelujen käyttöön useampia avaimia. Halusimme sujuvoittaa hoitajien arkea ja parantaa asiakkaiden eli ikäihmisten turvallisuutta ja hoitoa. Hankintamme kohteena oleva mobiiliovenavauspalvelu avaa ikäihmisten ovet hyödyntämällä hoitajien käytössä olevia älypuhelimia. Käyttöoikeuksia voi lisätä joustavasti, jos vaikkapa hoitajan pitää vaihtaa nopealla aikataululla piiristä toiseen. Hankimme siis käytännössä mobiilia ovenavauspalvelua, johon kuuluu ohjelmistot, lukot sekä taustaohjelma.

Erityisen innovatiivisen hankinnasta tekee se, että ratkaisujen arvioinnissa hyödynnettiin käytännön tuotetestausta. Siihen osallistuivat kaikki kilpailutuksessa mukana olleet potentiaaliset toimittajayritykset. Kotihoidon henkilöstö testasi tarjottuja ratkaisuja käytännössä toimistojensa ovissa. Testauksen tulosten merkitys oli 40 % tarjousten lopullisessa arvioinnissa, mikä on poikkeuksellisen suuri. Henkilöstö pääsi siis oikeasti vaikuttamaan siihen, millaisia palveluja he työssään käyttävät.

Miten loppukäyttäjä hyötyy tästä innovatiivisesta hankinnasta?

Ikäihmiset saavat sutjakkaampaa palvelua kaikissa tilanteissa. Heidän arkeaan mobiiliovenavaus ei mutkista millään tavalla: oman kodin ovi aukeaa sillä samalla avaimella kuin aina aiemminkin. Asiakkaiden turvallisuutta ei riskeerata, sillä avauspalvelun saa suljettua etänä, mikäli hoitajan puhelin joutuu vääriin käsiin. Kotihoitoa tekevien hoitajien työpäivät puolestaan rullaavat sujuvammin ja kevyemmin. Aikaa säästyy, ja hoitajat voivat keskittyä olennaiseen eli ikäihmisten hoitamiseen.

Millaisia bisnesmahdollisuuksia hankintanne tarjoaa yrityksille?

Ensinnäkin teimme huolella markkinakartoituksen, jossa yritykset esittelivät meille ratkaisujaan. Tämän avulla pystyimme tekemään relevantin tarjouspyynnön eli kartoitimme perusteellisesti tarjolla olevat ratkaisut. Toiseksi tarjouspyyntöjen vertailussa suuressa roolissa oli käyttäjien eli kotihoitoa tekevien hoitajien toteuttama tuotetestaus. Yritykset pääsivät siten myös testaamaan palveluaan autenttisessa ympäristössä. Siitä on valtavasti hyötyä, kun he tarjoavat ratkaisuaan muualle.

Mistä olet löytänyt vinkkejä siihen, miten toteuttaa hankinta innovatiivisella tavalla?

Oulun kaupunki tekee koko ajan töitä sen eteen, että hankinnat toteutettaisiin innovatiivisemmin. Tavoite on, että vuonna 2016 20 % hankinnoista on toteutettu innovatiivisia hankintamenettelyjä käyttäen. Tätä toteuttamaan on valjastettu yksikkö eli strateginen hankintatoimi, joten kartutamme osaamistamme ihan jatkuvasti. Juuri tämän hankinnan kannalta olennaisin on kyllä ollut tiimi, jolla hankinta toteutettiin eli Internet-tutkimuskeskus CIEn Arto Seppänen, VTT:n Juha Häikiö ja Oulun yliopiston Ville Valkama. Tiiminä löimme viisaat päät yhteen ja ideoimme toimintamallin olemassa olevan Oulun kaupungin hyvinvointipalvelujen tuotetestauspalvelu TTKaakkurin pohjalta. Huippuostajat-ohjelma rahoittaa Oulun Edelläkävijät Oulussa – Hankinnoilla elinvoimaa -hanketta, jonka osana hankintaa kehitettiin.

Miten perinteisestä voitaisiin siirtyä innovatiiviseen hankintaan?

Uudistumista tapahtuu silloin, kun asioita kehitetään ja tehdään paremmin. Käytännössä julkisen sektorin varoja voitaisiin käyttää paljon tehokkaammin, mikäli hankintoja tehtäisiin innovatiivisemmin. Kun perinteisestä halutaan siirtyä innovatiiviseen hankintaan, sanonta ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee oivasti. Hankinnan valmisteluun pitää panostaa. Erityisen tärkeänä näen tässä projektissa markkinakartoituksen, jonka avulla pystyimme rakentamaan laadukkaan tarjouspyynnön.

Tällä hetkellä Jaana Kokko toimii Oulun kaupungin hyvinvointipalvelujen teknologia-asiantuntijana. Mobiiliovenavauspalvelujen hankinnassa hänen roolinsa oli strategisen hankintatoimen hankintasuunnittelija. Tiiminsä kanssa he toteuttivat turvallisen ja hyödyllisen mobiiliovenavauspalvelun hankinnan, joka on tällä hetkellä asennusvaiheessa. Mobiiliovenavauspalvelun toimittajana toimii Anvia Securi Oy, jonka näkökulma innovatiiviseen hankintaan esitellään lokakuun huipputoimittaja -jutussa.

Lisätietoja

Jaana Kokko
jaana.a.kokko (at) ouka.fi
puh. 044 703 4030

Haastattelu: Ellun Kanat, kuva: Anvia Securi

Eero Lukin
comments powered by Disqus