Uusittu asiointipalvelu nopeuttaa käsittelyä

29.10.2013
Tekesin asiointipalvelu on kehittynyt pienin askelin viime vuosien aikana ja nyt myös kaikki hakemukset tulevat Tekesiin asiointipalvelun kautta

Tekesin uusitun hakemuspalvelun kautta on lähetetty jo yli 800 hakemusta. Koska joukossa on useamman organisaation yhteisiä ryhmähankkeita, hakemusten todellinen määrä on reilusti yli 900.

”Palvelu on pysynyt pystyssä erinomaisesti ja suurtenkin hakemusmäärien vastaanotto on toiminut luotettavasti”, kertoo rahoitusjohtaja Kristiina Laurila. Syyskuun lopulla palvelu joutui kuormitustestiin, kun useat tutkimus- ja ohjelmahaut päättyivät samanaikaisesti. Runsaat 370 tutkimushakemusta tuli perille uuteen kirjaamosovellukseemme ja uudistusten ansiosta ne saatiin myös kirjatuksi ennätysajassa.

Uusi hakemus on aiheuttanut myös ärtymystä ja kiukkuista palautetta asiakaspalveluun; hakemuksessa oli muutama tekninen rajoite ja puutteita, jotka hankaloittivat hakemuksen täyttöä ja lähettämistä. Muun muassa rajoitteet puhelinnumeroiden syöttämisessä aiheuttivat virheilmoituksen ja estivät hakemuksen lähetyksen.

”Kaikki hakemukset saatiin kuitenkin lopulta lähetyskuntoon ja järjestelmätoimittaja on alkusyksystä korjannut ongelmia aiheuttaneet toiminnot. Lisäksi seuraavassa versiossa tulee olemaan puutelistaus, josta asiakkaan on helppo nähdä, mille sivulle on syytä vielä palata tietoja täydentämään”, lupaa Kristiina.

Hakemuspalvelun käyttöönotossa teimme myös neuvontanumeroon saapuneiden puheluiden ennätyksen: autoimme yli 700 asiakasta palveluun rekisteröitymisessä ja hakemuksen täyttämisessä.

Hakemus kysyy vain oleellista

Uuden hakemuksen sisältömuutokset ovat saaneet paljon kiitosta. ”Asiakkaat ovat antaneet palautetta selkeistä kysymyksistä. Nyt kysytään vähemmän ja kysymykset ovat juuri niitä, joita tarvitaan hakemuksen arvioimiseksi”.

Yrityshakemusten osalta kysymykset vielä entistäkin enemmän painottuvat rahoitustyypin mukaisesti. ”Nuorten innovatiivisten yritysten rahoituksen kohdalla kysymykset kohdistuvat erityisesti yrityksen tiimiin, markkinatarpeeseen ja -potentiaaliin sekä kansainvälistymisvalmiuksiin. Tutkimus- ja kehitysrahoituksen hakemuksessa halutaan kokonaisnäkemys kehitettävän innovaation potentiaalista - asiakastarve, ratkaisu, hyöty ja kilpailutilanne - eli minkä lisäarvon innovaatio tuottaa asiakkaalle suhteessa kilpailijoihin.

"Hyödynnämme myös aiempaa enemmän valmiina olevia tietovarantoja. Mikäli yritys on aiemmin ollut Tekesin asiakas, järjestelmä hakee perustiedot Tekesin asiakkuudenhallinnasta. Uusien asiakkaiden kohdalla saamme tiedot patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-tietokannasta. Päättyneiden tilikausien tilinpäätöstietoja ei tarvitse lähettää. Tekes edellyttää, että yritys on toimittanut tiedot lain edellyttämällä tavalla PRH:een. Tekesillä on näkymä tilinpäätöstietokantaan sekä on-line -yhteys luottotietoihin. Verotiedot päivittyvät Tekesiin kahden viikon välein," Kristiina listaa.

Tee myös raportti ja tilitykset netissä

Jo yli 40 % yritysasiakkaista tekee raporttinsa ja tilityksensä verkossa. Sähköisen raportoinnin osuus tulee jatkossa lisääntymään merkittävästi, koska kaikki uudet asiakkaat tulevat asioinnin piiriin uuden hakemuksen kautta.

Asioinnissa tehty raportti ja tilitys nopeuttavat käsittelyä Tekesissä, kun asiakkaan syöttämät tiedot tallentuvat suoraan tietojärjestelmiin. Näin myös virheiden todennäköisyys pienenee.

Vanhat projektit eivät välttämättä näy asiointipalvelussa. Tällöin kannattaa ottaa yhteys neuvojiimme tai oman organisaatiosi pääkäyttäjään.  

Nyt panostetaan käyttökokemukseen

Asiakkailta on kerätty kokemuksia alkusyksyn ajan. Niiden pohjalta Tekes on käynnistänyt projektin, jolla asioinnin käytettävyytttä kehitetään.

"Asiointi on kytköksissä useampaan taustajärjestelmään. Parannamme järjestelmien keskinäistä toimivuutta," lupaa Kristiina, joka on käynnistettävän projektin omistaja. ”Jatkossa asiakas pääsee jouhevammin eteenpäin ja saa yhdellä kirjautumisella palvelut käyttöönsä.”

Susanna Nummi