Osallistumispyyntö: Muutosjohtamisen tuki / johtamisen kehittäminen

Hilma-hankintailmoitus on julkaistu 9.10.2015.
Jättöaika: pe 09.10.2015 - ma 09.11.2015

Hankinnan kohteena ovat Tekesin, Finnveran, Finpron sekä Suomen Teollisuussijoitus Oy:n johtamisen kehittämisen sekä muutos- ja kehittämisprosessien valmennus- ja fasilitointipalvelut. Hankittaviin palveluihin sisältyy coachingia (ryhmä-, tiimi- ja yksilöcoaching), valmennusta, fasilitointia sekä kehittämisen tukea sekä siinä hyödynnettäviä työkaluja esim. erilaiset arviointi- ja palautemenetelmät

Osallistumispyyntö kokonaisuudessaan

Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä

Henkilötaulukko

Organisaation taulukko

Liike- ja ammattisalaisuudet

Kysymykset

Osallistumishakemuspyynnöstä voi kysyä lisätietoja 20.10.2015 saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus@tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida ”Kysymykset 31/25/2015”. Tekes kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin 23.10.2015 mennessä.

Kysymykset ja vastaukset

•    Koskien kohtaa 4.2. Vähimmäisvaatimukset ehdokasorganisaatiolle, alakohta 1.: Ehdokkaalla on ollut vähintään 4 kpl pitkäkestoisia (vähintään 18 kk) kumppanuussuhteita asiakkaiden kanssa muutosjohtamisen ja johtamisen kehittämisen alueella viimeisen 3 vuoden aikana.  tuleeko nämä listatut referenssit olla ehdokasorganisaation omia vai voivatko pitää sisällään myös alihankkijan referenssejä?
o    Referenssit voivat olla myös alihankkijan. Alihankinta huomioidaan tarvittaessa osana tarjoajalle asetettuja vähimmäisvaatimuksia.

•    Koskien kohtaa 4.2. alakohtaa 1 ja kohtaa 4.3. alakohtaa b) pitääkö referenssien olla yhtä aikaa muutosjohtamisen ja johtamisen kehittämisen hankkeita (kohta 4.2.) ja johtamisen kehittämistä, muutosjohtamista ja toimintakulttuuria koskevia hankkeita (kohta 4.3.) vai voivatko referenssit edustaa jotakin/joitakin näistä kategorioista?
o    Referenssien tulee sisältää näitä kaikkia: johtamisen kehittämistä, muutosjohtamista sekä toimintakulttuurin koskevia hankkeita. Referenssit eivät voi tulla vain yhdeltä tai kahdelta näistä alueista.

•    Koskien kohtaa 4.3. Tiimin vähimmäisvaatimukset  tuleeko vähintään saman viiden henkilön tiimiin nimettävästä 8 henkilöstä täyttää mainitut vaatimukset a), b) ja c) vai riittääkö että 8 hengen tiimistä 5 eri henkilöä täyttää yhteensä erikseen kriteerit a), b) ja c).
o    Kaikkien tarjottavien 8 henkilön tulee täyttää kohdat c) ja d). Näistä 8 henkilöstä vähintään 5 henkilön tulee täyttää kohta a) ja kohta b).
o    Kaikkien kohdat a) täyttävien henkilöiden ei tarvitse olla samoja, jotka täyttävät kohdat b).

•    Neuvotteluvaiheessa voidaan teettää osallistujilla ennakkotehtäviä – Tarkoitetaanko tässä osallistujilla osallistumishakemuksen tekijää/tarjoajaa
o    Osallistujalla tarkoitetaan osallistumishakemuksen jättänyttä ehdokasta, joka tulee valituksi neuvotteluvaiheeseen. Ehdokkaasta tulee tarjoaja siinä vaiheessa, kun se jättää sitovan tarjouksen tarjouspyyntöön.

•    Tiimin osaaminen ja kokemus: enintään 5 referenssiä/tiimi.  Kuitenkin pyydetään jokaiselta tiimin 8 jäseneltä vähintään kaksi referenssiä/henkilö sekä tarjoajaorganisaatiolta vähintään 4 referenssiä. Tuleeko tiimin esittää vielä lisäksi enintään 5 referenssiä? Tarkoitetaanko tällä sitä että referenssien tulee olla osittain samoja?
o    Tiimin ei tarvitse esittää uusia referenssejä kohdassa 6.1.1. Tässä kohdassa referenssit voivat olla samoja kuin kohdassa 4.3. mainitut.

•    Voiko tarjottavassa 8 hengen tiimissä, josta vähintään 5 henkilöllä on oltava voimassa oleva coaching-sertifiointi, hyödyntää myös alihankkijoita ja verkostoja?
o    Kyllä voi. Hakemusta jätettäessä täytyy kaikista ehdotetuista henkilöistä täyttää erikseen oma henkilön taulukkonsa.

•    Mahdollisista alihankkijoista tulee ilmoittaa perustiedot; riittääkö yrityksen nimi, osoitetiedot sekä y-tunnus
o    Alihankkijayrityksestä riittävät nämä tiedot.

•     Haluatteko osallistumispyyntöön myös näkemyksemme sisältökuvauksista?
o    Osallistumishakemuksessa ei ole tarpeen esittää näkemyksiä sisältökuvauksista. Niistä voidaan neuvotella ja niitä voidaan tarkentaa neuvotteluvaiheessa.

•    Tarjottavaan tiimiin tulee nimetä 8 henkilöä, joista viisi henkeä muodostaa asiakastiimin - > mitkä ovat toiveenne kolmen muun henkilön roolista?
o    Ehdokkaan tulee nimetä kolme henkilöä, jotka ehdokkaan mielestä parhaiten sopivat osallistumispyynnön kohteessa esitettyyn hankittavaan kokonaisuuteen sekä täyttävät osallistumispyynnön vähimmäisvaatimukset (4.3.). Myös nämä henkilöt tulevat osallistumaan tarjottavien palveluiden tuottamiseen.

•    Mistä tulee 18 kk vaatimus yhteistyön kestosta?
o    Tässä hankinnassa etsitään yhteistyökumppania, joka on kykenevä tuottamaan pitkäjänteisesti ja strategialähtöisesti johtamisen kehittämisen ja muutosjohtamisen palveluita. Hankintarenkaan arvion mukaan vähintään 18 kk kestäneet kumppanuussuhteet ovat näyttöjä ehdokasorganisaation kyvystä tuottaa edellä mainitun kaltaisia palveluita asiakkaalle sekä toimivasta yhteistyöstä asiakkaiden kanssa.

•    Miksi vähintään 80 hengen organisaatiossa?
o    Tässä hankinnassa etsitään yhteistyökumppania, jolla on kokemusta muutosjohtamisen ja johtamisen kehittämisen palveluiden tuottamisesta suuremmille organisaatioille. Hankintarenkaan arvion mukaan vähintään 80 hengen organisaatiossa toteutetut hankkeet ovat riittäviä näyttöjä ehdokasorganisaation kyvystä tuottaa edellä mainittuja palveluita.

•    Miten määrittelette muutosjohtamisen ja johtamisen kehittämisen kokemuksen?
o    Näitä ei voida yksiselitteisesti määritellä; viime kädessä referenssien sisältö sekä hankkeiden kuvaukset ratkaisevat sen, onko kyseessä hankinnan kohteen mukainen muutosjohtaminen ja johtamisen kehittäminen.
o    Muutosjohtamisen kokemusta voi esim. olla hankkeet, joissa on viety läpi organisaatiossa muutosprojekteja sekä saatu aikaan huomattavia ja kokonaisvaltaisia toimintakulttuurin, -tavan ja asenteen/”mindsetin” muutoksia henkilöstön tai yhteistyökumppaneiden keskuudessa ym. Näitä on mahdollisesti todennettu eri mittaroinnin keinoin. Tietojärjestelmäprojektien johtaminen, uusien työmenetelmien käyttöön ottaminen ym. eivät mielestämme tässä tapauksessa riitä sellaisenaan muutosjohtamisen kokemukseksi, mikäli niissä muutos on saatu aikaan pääosin uuden työvälineen tai järjestelmän käyttöön ottamisella.
o    Johtamisen kehittämisellä tarkoitetaan laajasti esimiestyön, johtamisen sekä henkilöstöjohtaminen eri osa-alueiden kehittämiskokemusta esim. koulutuksen, sparrauksen ja coachingin keinoin. Tähän voi sisältyä myös esimiestyön ja johtamisen työkalujen, toimintatapojen sekä -prosessien kehittämistä esim. HR-roolista, konsultin roolista käsin.

•    Voiko tarjouspyyntöön vastata tarjoamalla pelkästään yhteistyökumppanuutta muutoksen johtamisen kehittämishankkeessa tai tarjoamalla yhteistarjousta ammattimaisen coach-tiimin kanssa (onko alihankkijan käyttäminen tarjouksen ainoa vaihtoehto)
o    Tarjoaminen ryhmittymänä on myös mahdollista. Tällöin hakemuksesta on tarkoin ilmettävä, kuka/ketkä vastaa/vastaavat mistäkin osuudesta. Ryhmittämän pitää pystyä tuottamaan kaikki osallistumispyynnön sisältämät palvelut.

•    Osaatteko jo arvioida coaching-prosessien laajuuden:  yksilöcoaching: montako tapaamista/henkilö ja ryhmä-  ja tiimicoaching: minkä kokoiset ryhmät, montako tapaamista/ryhmä ja tapaamisten toivottu kesto
o    Emme osaa vielä arvioida prosessien laajuutta emmekä määrää.

•    Voiko osallistumispyyntöön ehdokasorganisaationa vastata toimittajarengas, johon kuuluu kaksi tai useampi yritys? Mitä tällaiselta toimittajarenkaalta edellytetään juridisten järjestelyjen suhteen? Toimiiko tällöin yksi yritys virallisena ehdokas-/ toimittajaorganisaationa, joka vastaa osallistumispyyntöön ja muut alihankkijoina vai käytetäänkö jotain muuta mallia (jos näin, niin mitä)?
o    Tarjoaminen ryhmittymänä on myös mahdollista. Tällöin hakemuksesta on tarkoin ilmettävä, kuka/ketkä vastaa/vastaavat mistäkin osuudesta.

•    Miten hankinnassa painottuvat coaching, valmennus, fasilitointi ja kehittämisen tuki?
o    Emme osaa vielä tässä vaiheessa sitä tarkasti arvioida. Tarpeet voivat vaihdella vuosittain. Osallistumispyynnön kohdasta 3.1. käy ilmi tässä vaiheessa tunnistetut tarpeet vuodelle 2016.

•    Mitä yksikköä käytetään hankinnoissa ja hintavertailuissa (esim. tunti)?
o    Mm. hinnoittelumallista tullaan neuvottelemaan.

•    Tullaanko hankintasopimukseen soveltamaan JYSE 2014 Palvelut ehtoja?
o    Hankintasopimukseen tullaan soveltamaan JYSE 2014 Palvelut –ehtoja pienin tarkennuksin.

•    Koska saamme tiedon mahdollisista neuvotteluajoista?
o    Kutsut neuvotteluihin lähetetään neuvotteluvaiheeseen valituille ehdokkaille osallistumispyynnössä olleen aikataulun mukaisesti.

•    Vähimmäisvaatimuksena on 4 pitkäkestoista kumppanuussuhdetta. Kohdassa 6.1.1 vertailukriteeriksi kerrotaan 5 referenssiä / tiimi. Tarkoitetaanko tällä organisaation taulukko –liitteessä kerrottuja referenssejä? Onko tällöin niin, että referenssejä voi taulukossa esittää vähintään 4 ja enintään 5?
o    Kohdassa 6.1.1. vertaillaan tarjotun tiimin (8 henkilöä) referenssejä.  Tässä kohdassa referenssit voivat olla samoja kuin kohdassa 4.3. mainitut.

•    Onko hankintarenkaan eri organisaatioiden johdon toimesta tarkoitus luoda yhteinen näkemys siitä, mihin suuntaan johtamista ja yhteistä toimintatapaa ollaan kehittämässä sekä millä alueilla/toiminnoissa/palveluissa erityisesti pyritään toimintatapojen yhtenäistämiseen?
o    Yhteistä näkemystä asiasta ollaan muodostamassa ja tämä on jatkuvasti kehittyvää, iteratiivista yhteistyön kehittämistä. Tahtotilasta ja arvoista on yhteinen näkemys. Kumppanuus perustuu asiakaslähtöisiin palvelumalleihin, toistemme vahvuuksien hyödyntämiseen ja tarkoituksenmukaiseen yhdessä tekemiseen.

•    Osallistumispyynnössä todetaan, että  "Hankintayksikkö tutustuu vain tässä osallistumispyynnössä pyydettyihin materiaaleihin”. Liitteissä 2 ja 3 todetaan kuitenkin, että taulukko liitetään tarjoukseen. Edellytetäänkö hakijalta muita dokumentteja kuin seuraavat:  
    Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä
    Henkilötaulukko
    Organisaation taulukko
    Liike- ja ammattisalaisuudet
o    Vain yllämainitut ja osallistumishakemus.

•    Tiimiin nimettyjen henkilöiden on täytettävä seuraavat vaatimukset: a. Tiimissä vähintään viidellä henkilöllä on käytännön kokemusta muutoshankkeiden johtamisesta, suunnittelusta, toteutuksesta ja seurannasta (vähintään 80 hengen asiantuntijaorganisaation sisällä) esim. johtamis- ja esimiestehtävissä, henkilöstö- tai kehittämistehtävissä, projektipäällikön roolissa. (vähintään 2 referenssiä/henkilö: kuvaus hankkeesta sekä referenssin yhteyshenkilön yhteystiedot.) Jos hankkeet eivät ole julkisia, niin riittääkö toimialamerkintä vai kirjataanko kyseinen kohta salaiseksi? Sama kysymys itse asiassa koskee myös muita vaadittavia referenssejä.
o    Pelkkä toimialamerkintä ei riitä. Kyseinen kohta voidaan merkitä salassa pidettäväksi, mutta osallistumishakemuksesta tulee käydä ilmi, mitkä hankkeet ovat salaisia.
o    Asianosaisjulkisuudella (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) tarkoitetaan julkisten hankintojen yhteydessä sitä, että asianosaisella, kuten hakemuksen tai tarjouksen jättäneellä taholla, on oikeus saada tieto julkisuuslain mukaisesti tarjouskilpailussa annetuista tarjouksista/hakemuksista hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Julkisessa hankinnassa asianosaisella on oikeus toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeva tietoihin, siltä osin, kun kyseistä tietoa on käytetty tarjousten/hakemusten vertailussa.
o    Yleisöjulkisuudella puolestaan tarkoitetaan sitä, että kenellä tahansa on oikeus saada tieto tarjouskilpailussa annetuista tarjouksista (muilta, paitsi liike- tai ammattisalaisuutta koskevin osin) hankintapäätöksen tekemisen jälkeen.
o    Kaikki vertailuun vaikuttavat ominaisuudet ovat asianosaisjulkisia. Mutta esim. referenssiyrityksen nimi ei ole sellainen vertailuun vaikuttava tekijä, että se olisi julkista tai edes asianosaisjulkista tietoa.

Osallistumishakemukset

Osallistumishakemus tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään 9.11.2015 klo 16.00. Osallistumishakemus pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse, osoitteeseen kirjaamo@tekes.fi tai suojattua yhteyttä käyttäen https://asiointi.tekes.fi/suojaposti.