Uudet työympäristöt muuttavat johtamista ja pienentävät hiilijalanjälkeä
Hyvin suunnitellut ja toteutetut työtilat ovat kilpailuetu yrityksille ja osa niiden brändiä. Kehittämällä tiloja esimerkiksi monitilatoimistoiksi voidaan tilankäyttöä tehostaa merkittävästi ja alentaa tiloihin liittyviä kustannuksia. Vanhoja toimintamalleja ei voida kuitenkaan sellaisenaan siirtää uusiin tiloihin ilman muutosjohtamista.Näitä teemoja käsitellään Tekesin julkaisemassa Käyttäjälähtöiset tilat -oppaassa, jossa tilojen suunnittelun ja käytön asiantuntijat luotaavat työteon, oppimisen, senioriasumisen ja julkisten tilojen kehitystrendejä. Oppaassa annetaan käytännön neuvoja erityisesti työympäristöjen muutosprojekteihin.
Tieto- ja viestintäteknologiat ovat viime vuosina mahdollistaneet ajasta ja paikasta riippumattoman, liikkuvan ja monipaikkaisen työnteon. Työtilojen käyttöastemittaukset osoittavat, että tämän päivän tietotyöläiset viettävät enää noin 40 prosenttia työajasta omissa työpisteissä.
Esimiesten johdettava tuloksia – työntekijöiden oltava entistä itsenäisempiä
Uusi tietotyö on vaikuttanut tilojen käyttöön ja koko organisaatioiden tapaan toimia, mutta fyysiset työtilat eivät ole kehittyneet samassa tahdissa. Tietotyössä tarvitaan erilaisten tilojen kirjoa, jossa jokaiseen työtehtävään voidaan valita sopiva työtila. Tämä murros on synnyttänyt joustavan ja muunneltavissa olevan monitilatoimiston.
”Siirtyminen monipaikkaiseen työhön on hidasta ja jopa mahdotonta, jollei organisaation toimintakulttuuri ja käytössä olevat teknologiat tue liikkuvaa tapaa tehdä työtä”, korostaa tutkimuspäällikkö Suvi Nenonen Aalto-yliopistosta.
Monipaikkaisessa työssä esimiesten on työn jatkuvan seuraamisen sijaan johdettava tuloksia ja tavoitteista on sovittava yhdessä työntekijöiden kanssa. Työntekijöiden on puolestaan osattava itse johtaa omaa työtään, kun työnteon itsenäisyys lisääntyy.
”Työntekijät kannattaa ottaa mukaan uusien tilojen suunnitteluun, sillä tilamuutos herättää yleensä aina muutosvastarinnan. Tilahanketta ja muutosprosessia on myös johdettava, sillä kyse ei ole pelkistä tilaratkaisuista, vaan myös uusista tavoista käyttää tilaa”, muistuttaa Nenonen.
Toimitilojen hiilijälkeä mahdollista pienentää jopa 70 prosenttia
Energia- ja ekotehokkaiden tilojen merkitys kiinteistöliiketoiminnassa kasvaa kaiken aikaa, sillä jokainen neliö kuormittaa ympäristöä. Kiinteistön energiatehokkuutta parantamalla toimitilojen aiheuttamaa hiilijalanjälkeä on mahdollista pienentää jopa 70 prosenttia.
Monitilaratkaisuissa tavoitellaan toimintaa tukevia tiloja, joiden käyttöaste on korkea ja joilla voidaan saavuttaa säästöjä tilakustannuksissa ja hiilidioksidipäästöissä. Tällä hetkellä valtion huonetoimistoissa työntekijää kohden on 35 neliötä. Yrityksissä, joissa työpisteitä jaetaan ja kokoustiloja vuokrataan, vastaava luku on 15 neliötä.
Tietotyötä tekevissä organisaatioissa kiinteistöjen käyttö voi muodostaa valtaosan hiilijalanjäljestä. Rapal Oy:n selvitysten mukaan tietotyön aiheuttamat hiilidioksidipäästöt ovat tyypillisesti noin 3 000 hiilikiloa työntekijää kohden vuodessa. Toimitilojen energiankulutuksen osuus on merkittävä, mutta suurimmat ympäristökuormat voivat aiheutua myös matkustamisesta. Turhaa matkustamista voidaan vähentää tukemalla liikkuvaa - ja etätyötä. Investoinnit videoneuvottelulaitteisiin maksavat itsensä nopeasti takaisin – esimerkiksi Tekesissä 100 000 euron investointi on tuonut miljoonan euron vuosisäästöt.
Terveelliset ja monimuotoiset toimitilat vaikuttavat myös henkilöstön työhyvinvointiin, ilmapiiriin ja tuottavuuteen – jopa sairaspoissaolot voivat vähentyä.
Lisätietoja: Johanna Kosonen-Karvo, Tila-ohjelman päällikkö, Tekes, puh. 010 605 5918,
johanna.kosonen-karvo@tekes.fi
Tila-ohjelma: http://www.tekes.fi/ohjelmat/tila, Käyttäjälähtöiset tilat -opas pdf-tiedostona
Käyttäjälähtöiset tilat-oppaan toteutukseen osallistui vankka asiantuntijajoukko. Tutustu oppaan kirjoittajiin tästä linkistä.
Eero Lukin 25.1.2012