Talousasiat

Mistä löydän tilintarkastajan EU-hankkeelleni?
Suomessa on useita toimijoita, jotka suorittavat EU:n puiteohjelmahankkeiden tilintarkastuksia. Valtiovarainministeriön internet-sivustolta löytyy lista JHTT-yhteisöistä, jotka ovat potentiaalisia palveluntarjoajia. Omat kontaktit kannattaa myös hyödyntää, sillä kollegalta voi saada hyvän ehdotuksen. Julkisorganisaatiossa oma sisäinen tarkastaja voi mahdollisesti myös tarkastaa EU-hankkeet. Jos tilintarkastuksia on tulossa useampia, täytyy huomioida julkiset kilpailutusvaatimukset.

Mitä ottaa huomioon tilintarkastajan valinnassa?
Hinta on monelle organisaatiolle merkittävä tekijä. Lisäksi on kuitenkin suositeltavaa miettiä myös muita perusteita.

• Onko tarkastajalla riittävää kokemusta EU:n puiteohjelmien käytännöistä tai mahdollisuus perehtyä niihin seikkaperäisesti?
• Jos tarkastuksia tehdään useammalla paikkakunnalla, onko tilintarkastajalla näissä kaupungeissa toimistoja? Jos ei ole ja tarkastuspaikalle pitää matkustaa, mitä matkustuksista veloitetaan?
• Kiireisinä aikoina, kuten vuodenvaihteessa tai kesälomilla, voi olla vaikeaa saada tilintarkastusaikaa. Minkälaisella aikavälillä tarkastuksen voi tilata ja saada?
  Kilpailutusta laadittaessa tulee määritellä, mitä hankkeita kilpailutus koskee. Ovatko kyseessä vain seitsemännen puiteohjelman projektit vai myös muut EU-rahoitteiset hankkeet, esimerkiksi rakennerahastot? Sopimuksessa voi täsmentää, että ennen ensimmäistä tarkastusta käydään läpi puiteohjelman tarkastusvaatimukset ja esitellään tarkastettava organisaatio. Näin varmistetaan hyvät lähtökohdat tulevalle yhteistyölle.

Komission rahoitusosuus projektissamme ei kenelläkään partnereista ylitä 375 000:ta euroa. Vaaditaanko jokaiselta partnerilta kuitenkin tilintarkastus projektin lopussa?
Koska rahoitusosuus ei projektinne partnereilla ylitä 375 000:ta euroa, ei tilintarkastusta vaadita myöskään projektin lopussa huolimatta projektin pituudesta. Sen sijaan EU voi järjestää omia tilintarkastuksia joko projektin aikana tai projektin loppumisen jälkeen.

Onko komissio määritellyt euromääräisiä rajoja hyväksyttäville päivärahoille tai matkakustannuksille?
Puiteohjelmiin ei ole määritelty raja-arvoja hyväksyttäville päivärahoille, vaan puiteohjelmahankkeissa toimitaan organisaation käyttämien kansallisten sääntöjen mukaan. Matkakustannukset hyväksytään, mikäli niissä noudatetaan organisaation normaalikäytäntöä. Mikäli organisaation matkasäännön mukaan on esimerkiksi hyväksyttävää matkustaa lentokoneessa ensimmäisessä luokassa, se on sitä myös puiteohjelmahankkeessa.

Yliopistojen siirtyminen kokonaiskustannusmalliin: miten kustannukset kannattaa laskea yliopiston kohdalla?
Kokonaiskustannusmallissa EU:lle raportoidaan kaikki projektista aiheutuneet kustannukset. Myös vakinaisen henkilökunnan palkka- ja matkakulut jne. ovat tukikelpoisia. On tärkeää, että työajanseuranta on järjestetty huolella. Työntekijöiden on kirjattava ylös päivämäärän ja tuntien tarkkuudella, milloin he ovat työskennelleet projektille. Kustannukset pitää voida myös eritellä kirjanpidossa niin, että tilintarkastajan on helppo nähdä, mitkä kustannukset ovat aiheutuneet projektista.

Keskimääräiset kustannukset esim. palkkojen kohdalla tullaan hyväksymään, mutta organisaation pitää ensin todentaa komissiolle laskentamenetelmänsä. Kun menetelmä on kerran hyväksytty, sitä voidaan käyttää kaikissa seitsemännen puiteohjelman hankkeissa joihin kyseinen organisaatio osallistuu.

Projektiosapuolet raportoivat myös todelliset yleiskustannukset. Jos käytettävissä ei ole mallia todellisten yleiskustannusten laskemiseen, voidaan aluksi käyttää komission määrittelemää kiinteää kerrointa, joka on vuoden 2009 loppuun saakka hyväksytyille projekteille 60% kaikista suorista kustannuksista ja sen jälkeen vähintään 40%.

Milloin hankkeen rahoitus alkaa?
Hankkeen rahoitus alkaa avustussopimuksessa sovittuna päivänä, joka ei riipu sopimuksen virallisesta allekirjoittamispäivämäärästä. Hanke voi siis alkaa jo ennen kuin komissio on virallisesti hyväksynyt tukisopimuksen. Tällöin hankkeelle voidaan kirjata hyväksyttäviä kustannuksia, vaikka avustussopimus vielä pyörii komission byrokratiassa.
 
Voiko organisaatio käyttää palkkojen laskennassa omaa laskentamalliaan?
Hakija voi sertifioida yleis- ja henkilöstökulujensa kustannuslaskentamenetelmän koko puiteohjelmakaudeksi, jota sovelletaan kaikissa hauissa, joissa organisaatio (legal entity) on mukana. Sertifiointi edellyttää komission hyväksyntää ja se tehdään tilintarkastajan määrämuotoisen selvityksen pohjalta. Kyseessä on takuu siitä, että oma laskentamalli on hyväksyttävä.

Ovatko tukiosuudet erilaiset koordinaattoreille ja osallistujille? Saako koordinaattorina epäsuorien kustannusten päälle koordinointi- ja tukitoimien kohdalla mainitun seitsemän prosentin tuen?
Tukiosuudet ovat samat koordinaattoreille sekä osallistujille. Seitsemän prosentin yleiskustannusprosentti (eli juuri epäsuorien kustannusten prosentti) on tarkoitettu nimenomaan koordinointiin ja tukitoimiin keskittyneisiin hankkeisiin, kyseessä ei siis ole erityisesti koordinaattorille osoitettu ylimääräinen tuki. Yhteistyöhankkeita (CP) ja koordinointi- ja tukitoimihankkeita (CSA) ei tule sekoittaa keskenään, sillä niitä koskevat eri säännöt.

Mikä on yleiskustannusten maksimi raja, jota iso yritys voi hyödyntää?
Yleiskustannuksiin ei ole määritelty maksimirajaa.

Puiteohjelman rahoitusmuodot: lump sum, grant vai reimbursement of eligible cost? Vai näiden kaikkien yhdistelmä? Kuka päättää mitä rahoitusmuotoa, tai rahoitusmuotojen yhdistelmää käytetään missäkin hankemuodossa?
Pääsääntöisesti rahoitusmuoto riippuu hankemuodosta. Esimerkiksi huippuosaamisen verkostojen rahoitus perustuu komission määrittelemään kiinteään summaan (lump sum), kun taas yhteistutkimusprojekteissa rahoitus maksetaan toteutuneiden hyväksyttävien kulujen (eligible cost) perusteella. Joskus kyseeseen voi tulla myös yhdistelmä. Ideat- ja Ihmiset -osiossa käytetään enemmän apuraha (grant).

Organisaation käyttämän rahapanostuksen joustavuus konsortion sisällä. Voivatko partnerit projektin kuluessa muuttaa keskinäistä rahanjakoaan niin, että jos joku käyttää vähemmän rahaa kuin on budjetoitu, joku muu voi käyttää säästyvän osuuden?
Budjettiosuuksia on mahdollista muuttaa konsortion jäsenten kesken projektin kuluessa, mutta tämä muutosmahdollisuus ja menettelytavat sen suhteen tulee kirjata jo konsortiosopimukseen.  Komissiolle tulee ilmoittaa muutoksista raportoinnin yhteydessä. Raportointivelvoite on aina sillä partnerilla, joka rahan käyttää.

Pitäisikö budjetissa ottaa huomioon vuosittainen inflaatio? Olemme laskeneet 2,5 % inflaation vuosittain budjettiimme. Onko tämä oikea tapa?
Budjettiin voi laskea vähän inflaatiovaraa, mutta lopulta komissio korvaa vain todelliset, hankkeesta aiheutuneet hyväksyttävät kulut. Budjetissa arvioitu inflaatiovara on aina arvio.

Mitä tapahtuu EU-rahoituksesta kertyneelle korolle?
Koordinaattorin on raportoitava EU-rahoituksesta kertynyt korko komissiolle. Jos koordinaattori pitää komission ennakkomaksua pitkään omalla tilillään ja siitä syntyy korkoa, korko on palautettava komissiolle. Sen sijaan silloin kun koordinaattori jakaa ennakkomaksun hankkeen osallistujille, osallistujien tileille karttunutta korkoa ei peritä takaisin. Tällöin osallistujat (ja koordinaattori) voivat pitää omille tileilleen kertyneen koron.

Miksi ja miten työaika kirjataan projektille?
Jotta työkustannukset voidaan hyväksyä osaksi projektin hyväksyttäviä kuluja, pitää pystyä osoittamaan, kuinka monta tuntia projektille on tehty työtä. On tärkeää, että työajanseurantajärjestelmä on niin yksityiskohtainen, ettei mahdollisuutta samojen tuntien kirjaamiseen useille projekteille ole edes teoriassa. Suositeltavinta on käyttää järjestelmää, jossa koko työaika, siis myös muuhun kuin kyseiseen EU-projektiin käytetty aika, kirjataan samalle lomakkeelle. Mikäli organisaatiolla ei ole työajanseurantaa, tulee järjestelmästä kehittää mahdollisimman luotettava.

Milloin voidaan käyttää keskimääräisiä henkilöstökuluja?
Keskimääräisiä palkkoja voidaan käyttää vain silloin, jos todellisia kustannuksia ei pystytä laskemaan. Todellisuudessa tilintarkastajat tarkistavat koko projektin osalta tai pistokokein todelliset henkilöstölle maksetut palkat. Nämä todelliset palkat eivät saa merkittävästi poiketa arviolaskelmista. keskimääräisten henkilöstökulujen laskentamenetelmä täytyy aina etukäteen hyväksyttää komissiolla.

Miten yritykset laskevat palkkojen sivukulut puiteohjelmaprojekteissa?
EU-projekteissa kirjanpitoa pidetään kansallisen kirjanpitolainsäädännön mukaan, jonka puitteissa sivukulutkin määritellään. Kustannusten hyväksymisessä on joitakin erityissäännöksiä, koskien esimerkiksi arvonlisäveroja tai lainankorkoja, jolloin ne kirjataan ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti kansallisista säännöksistä poiketen. Kirjanpitäjän tulee olla tietoinen, mitkä työnantajan työeläke- ja sosiaaliturva- ja vakuutusmaksut kirjanpitolain ja verolakien mukaan tulkitaan palkan sivukuluiksi. Kirjaamisvelvollisuuksissa ei ole eroavaisuuksia julkisyhteisöjen ja yritysten välillä.

Mistä projektin hallintokulut (management costs) koostuvat?
Hallintokulut voidaan jakaa kahteen kategoriaan. Toisaalta ne sisältävät tilintarkastukseen liittyvät kustannukset ja ne suurien yhteisprojektien kustannukset, joita syntyy uusien partnereiden liittämisessä mukaan projektin aikana. Lisäksi hallintokuluihin voidaan lukea normaalit projektin taloudelliseen, hallinnolliseen ja sopimukselliseen hallinnointiin liittyvät tehtävät. On tärkeää huolehtia siitä, että hallintokuluihin kirjattavia kuluja ei laskuteta myös yleiskuluina (overhead costs).
 

01.12.2009  eupalaute@tekes.fi