Sopimusasiat
Mitä pitäisi huomioida alihankinnassa? Kuuluvatko kokoushuoneen vuokra ja kahvituksetkin siihen?
Alihankintana voidaan teettää vain sellaisia osuuksia projektista, jotka eivät ole tutkimuksen ydinosaa (esimerkiksi projektin nettisivut). Alihankintaan täytyy varautua etukäteen projektin budjetissa sekä työsuunnitelmassa. Kustannukset budjetoidaan sille partnerille, joka työn teettää. Työsuunnitelmassa täytyy myös kuvata alihankintaa, perustella sen tarpeellisuus sekä esittää kustannusarvio. Hankintojen suuruus määrää sen, tulee hankinta kilpailuttaa julkisesti. Alihankkijaksi ei tarvitse valita halvinta vaihtoehtoa, vaan paras hinta-laatusuhde ratkaisee. Kokousjärjestelyt ovat vähäisiä palveluita. Palveluntarjoajat valitaan tasavertaisuuden periaatteita noudattaen, eikä niitä tarvitse mainita erikseen työsuunnitelmassa.
Onko mahdollista keskeyttää projekti väliaikaisesti?
Jos konsortio ehdottaa keskeytystä, koordinaattorin tulee välittömästi informoida komissiota tilanteesta sekä esittää arvio projektin jatkumisesta. Projektin keskeytetylle osalle ei voi kirjata kustannuksia keskeytyksen aikana. Myös komissio voi keskeyttää projektin määräajaksi, jos se katsoo, ettei konsortio täytä velvollisuuksiaan. Hanketta voidaan jatkaa avustussopimuksen osapuolten hyväksynnällä, kun tarvittavat sopimusmuutokset (esimerkiksi projektin keston pidentäminen) on tehty. Koko projektin tai osa siitä voidaan keskeyttää määräajaksi poikkeuksellisissa olosuhteissa (force majeure).
Onko konsortiosopimus pakollinen vai ei?
Konsortion on aina yhdessä sovittava hankkeen toteutuksesta ja hallinnosta. Sopimus on tehtävä kirjallisesti, ellei komission ohjeissa toisin sanota. Kirjallinen sopimus on kuitenkin aina ehdottoman suositeltava. Velvollisuus sopimuksen tekemiseen perustuu avustussopimuksen yleisten ehtojen kohtaan II.2. Erityistapauksissa konsortiosopimus on pakollista laatia kirjallisesti ja esittää komissiolle johonkin tiettyyn määräaikaan mennessä. Mikäli määräaikoja ei ole esitetty sopimusta ei tarvitse oma-aloitteisesti esittää komissiolle, muutoin kuin komission edustajan pyynnöstä. Konsortiosopimuksen puuttuminen voidaan tulkita avustussopimuksen rikkomiseksi, jolloin komissiolla on oikeus käyttää tukisopimuksessa määriteltyjä pakotteita konsortiota kohtaan, mikä voi tarkoittaa projektin maksatusten lykkääntymistä tai koko projektin väliaikaista keskeyttämistä.
Mitkä ovat pääerot kolmannen osapuolen ja alihankinnan välillä?
Kolmas osapuoli tarkoittaa kaikkia niitä projektin toteuttamiseen osallistuvia osapuolia, jotka eivät ole varsinaisia partnereita. Alihankkijatkin ovat siis kolmansia osapuolia. Partnerit toteuttavat projektin ydintoiminnot, ne eivät voi olla kolmansien osapuolien vastuulla Mikäli projekti aikoo käyttää kolmansia osapuolia, ne tulee määritellä tukisopimuksen liitteessä ja työsuunnitelmassa.
Voiko projektissa mukana oleva partneri toimia jossain vaiheessa projektia myös projektin alihankkijana? Entä voiko alihankintatyöstä maksaa korvausta palkan muodossa?
Kumpaankin kysymykseen vastaus on ei. Alihankinta saman tukisopimuksen osallistujien kesken ei ole sallittua. Projektin kannalta on mietittävä tehdäänkö jotakin alihankinnan kautta, vai lähdetäänkö liikkeelle kumppanuus-lähtökohdasta. Alihankkija laskuttaa osallistujalta, joka tuotteen tai palvelun ostaa, oman palkkionsa katteineen ja arvonlisäveroineen.
Talousoppaassa sanotaan (Guide to Financial Issues, sivu 8), että komission maksamia rahoja varten pitää perustaa oma tili. Riittääkö, että rahat menevät organisaation tilille, mutta ne voidaan erottaa erillisen projektikoodin avulla muista rahoista?
Tämä riittää tilanteissa, joissa rahat eivät tuota korkotuloa. Jos tili tuottaa korkoa, komission maksamien rahojen tuottama korkokin pitää voida tarvittaessa erottaa muusta korosta. Tällöin erillinen tili on usein suositeltava.