Osallistuminen

Miten löytää mahdolliset, hyvät ja luotettavat yhteistyökumppanit?
Ensiksi on aina paras kartoittaa vanhat kumppanit ja heidän verkostonsa. Yhteistyökumppaneita voi lisäksi etsiä esim. erilaisista tietokannoista, partnerinhakuverkostoista ja teknologiayhteisöjen kautta. Oman aihealueen kansalliselle yhteyshenkilölle (National Contact Point, NCP) voi myös antaa partnerinhakuilmoituksen edelleen levitettäväksi.

Voiko yksittäinen tutkimustiimi saada EU-rahaa tästä puiteohjelmasta vai onko liittouduttava osaksi isoa konsortiota?
Periaatteessa yksittäisen tutkimustiimin tai vaikkapa yksittäisen tutkijan on mahdollista hakea rahaa Ihmiset ja Ideat –osioista tai joidenkin koordinaatio- ja tukitoimien rahoituksesta. Käytännössä rahoitusmahdollisuudet paranevat huomattavasti, jos hakijoita on useampia, ja yhteistutkimushankkeissa se on välttämätöntä.

Käytettäessä sähköistä hakemuksen lähettämisjärjestelmää (EPSS), mitä toimia vaaditaan koordinaattorilta ja mitä partnerilta?
Koordinaattori rekisteröityy hakijaksi ja saa rekisteröidyttyään komissiolta tarvittavat salasanat sekä itselleen että partnereille. Koordinaattori määrittelee projektiin osallistuvat partnerit, muotoilee elektroniset dokumentit, lähettää käyttäjätunnukset ja salasanat partnereille, täydentää hakemuksen B-osuuden ja lopulta lähettää hakemuksen. Partnerit saavat siis käyttäjätunnukset ja salasanat koordinaattorilta. Tällöin he voivat muokata omia elektronisia dokumenttejaan ja lähettää tarvittavia liitteitä koordinaattorille. Partnerit luonnollisesti osallistuvat hankkeen kuvauksen ja budjetin valmisteluun, mutta partnereilla ei ole oikeutta eikä vastuuta hakemuksen lähettämisestä, vaan vastuu on koordinaattorin.

Kuinka tarkkaan hankekokoa, konsortion laajuutta, partnerijakoa on puiteohjelmahauissa määritelty?
Tällaiset asiat ja ylipäätänsä hakuun ja hakemukseen liittyvät asiat on nimenomaisesti ilmaistu haun yhteydessä julkaistavissa asiakirjoissa, joten ne tulee lukea aina tarkkaan. Tärkeimpiä asiakirjoja ovat työohjelma ja hakijanopas, joissa määritellään esimerkiksi haussa sallitut hankemuodot. Lisäksi budjettikokoihin on annettu suuntaa antavia lukuja, mikäli komissio on halunnut nostaa nämä erikseen esiin.

Millaisia ongelmia voi syntyä sopimusneuvotteluvaiheessa ja miten niitä voidaan välttää?
Sopimustilanne muodostuu evaluoinnista saadun palautteen perusteella: sen perusteella ryhdytään sopimaan projektin budjetista, aktiviteeteista ja partneriosuuksista. Lähtökohtana hyvälle sopimusneuvottelutilanteelle on hyvin organisoitu konsortio ja hyvä yhteistyösuhde komission nimeämää virkailijaan (project officer). Neuvottelutilanteen ongelmia saattavat olla komission edellyttämät budjetin vähennykset, sopimukseen liittyvät immateriaalioikeudet, konsortiossa tapahtuvat mahdolliset vetäytymiset ja ajan puute. Konsortiossa mukana olevien tulee olla viestintäkykyisiä, sitoutuneita ja pystyä laadukkaaseen työhön. Neuvotteluvaihetta helpottaa valmius muuttaa työsuunnitelmaa (DOW, description of work) , yhteinen viestintä, luottamuksen luonti komissioon sekä sisäinen ajanhallinta ja siinä pysyminen.

Hankkeellamme on aloituskokous. Tuleeko meidän kutsua paikalle komission edustaja eli ”project officer”?
Komissio ei ole määritellyt ohjeistuksia. Project officer kannattaa kutsua ainakin kick off -kokoukseen, hankkeen puolivälissä pidettävään mid term  -kokoukseen ja päätöskokoukseen. Hänen halukkuudestaan saapua paikalle ja matkaan liittyvistä kustannuksista kannattaa keskustella jo sopimusvaiheessa project officerin kanssa.

01.12.2009  eupalaute@tekes.fi